Der erste Mitarbeiter verändert mehr, als Sie denken
Bis gestern haften Sie für sich selbst. Ab heute haften Sie für jemand anderen, und zwar für alles, was er tut, und für alles, was ihm passiert. Das ist ein größerer Schritt als die Gründung.
Was Sie erledigen müssen
Manches ist Pflicht, manches nur vernünftig. Hier zuerst das, wo Sie keine Wahl haben.
Die Berufsgenossenschaft
Mit dem ersten Mitarbeiter sind Sie zur gesetzlichen Unfallversicherung verpflichtet. Der Betrieb muss bei der zuständigen Berufsgenossenschaft angemeldet werden, und zwar innerhalb einer kurzen Frist nach Aufnahme der Tätigkeit.
Welche Berufsgenossenschaft zuständig ist, richtet sich nach Ihrer Branche. Die Beiträge zahlen Sie als Arbeitgeber allein.
Zwei Punkte, die dabei häufig untergehen: Erstens sind Sie als Unternehmer je nach Berufsgenossenschaft selbst pflicht- oder freiwillig versichert. Prüfen Sie das, denn die Absicherung kann günstig sein. Zweitens kommen mit der Mitgliedschaft Vorschriften auf Sie zu, die Sie einhalten müssen.
Die Betriebshaftpflicht anpassen
Ihre bestehende Deckung ist auf einen Betrieb ohne Personal zugeschnitten. Sobald jemand für Sie arbeitet, ändert sich das Risiko, und die Police muss das abbilden.
Das ist keine Formalie. Wenn ein Mitarbeiter beim Kunden einen Schaden verursacht und Ihre Police keine Angestellten kennt, kann es unangenehm werden.
Was noch dazukommt
Meldungen bei Sozialversicherung und Finanzamt, Arbeitsverträge, Aufzeichnungen zur Arbeitszeit, Unterweisungen. Das ist Sache Ihres Steuerberaters und gegebenenfalls eines Anwalts, aber es gehört auf dieselbe Liste.
Was wann sinnvoll ist
Nicht alles auf einmal. Diese Reihenfolge hat sich bewährt.
Die Pflicht, die viele nicht kennen
Sobald ein Mitarbeiter es verlangt, müssen Sie ihm betriebliche Altersvorsorge über Entgeltumwandlung ermöglichen. Das ist keine Freiwilligkeit, sondern ein gesetzlicher Anspruch.
Dazu kommt: Wenn Sie durch die Umwandlung Sozialversicherungsbeiträge sparen, müssen Sie einen Teil davon weitergeben. Auch das ist gesetzlich geregelt.
Warum Sie das aktiv gestalten sollten
Wenn Sie nichts vorbereiten, kommt irgendwann ein Mitarbeiter mit einem Vertrag, den ihm jemand verkauft hat. Dann haben Sie einen Einzelvertrag mit einer Gesellschaft, die Sie nicht gewählt haben, mit Konditionen, die Sie nicht kennen, und mit Verwaltungsaufwand, der bei Ihnen bleibt.
Wenn Sie stattdessen einen Rahmen schaffen, haben alle Mitarbeiter dieselbe Lösung, Sie verwalten einen Vertrag statt fünf, und die Konditionen sind besser, weil eine Gruppe anders bewertet wird als ein Einzelner.
Der Aufwand für den Rahmen ist einmalig. Der Aufwand für fünf Einzelverträge ist dauerhaft.
Und was Sie daraus machen können
Eine Zusage kostet Sie ohnehin etwas. Wenn Sie sie ohnehin machen, können Sie sie auch als das darstellen, was sie ist: ein Vorteil, den Sie bieten.
Ein Zuschuss über das gesetzliche Maß hinaus ist bei kleinen Beträgen spürbar für den Mitarbeiter und überschaubar für Sie. In einem Arbeitsmarkt, in dem Fachkräfte wählen können, ist das ein Argument.
Was sich mit jedem Schritt ändert
Betriebe wachsen, ohne dass es einen Tag gibt, an dem jemand sagt: Jetzt sind wir anders aufgestellt.
Genau daraus entstehen die meisten Lücken, die wir finden. Die Police stammt aus einer Zeit, in der der Betrieb halb so groß war, und niemand hat sie seither angefasst.
- Mehr Umsatz bedeutet meist mehr Warenbestand und höhere Werte in der Halle. Die Summen in der Sachversicherung müssen mit
- Mehr Mitarbeiter bedeutet mehr Fehlerquellen und höhere Lohnsummen, die in die Betriebsunterbrechung gehören
- Neue Leistungen bedeuten neue Risiken. Wer anfängt zu planen oder zu beraten, braucht andere Deckungen als jemand, der nur ausführt
- Neue Kunden bringen manchmal Anforderungen mit: bestimmte Deckungen, bestimmte Summen, Nachweise vor Auftragsvergabe
- Erste Auslandsgeschäfte verändern fast jede Police, weil viele nur im Inland gelten
- Eine neue Halle muss ab dem ersten Tag versichert sein, und während des Baus gelten eigene Regeln
Deshalb prüfen wir den Bestand unserer Mandanten jährlich, ohne dass Sie daran denken müssen. Was sich geändert hat, erfahren wir dabei ohnehin.
Was junge Arbeitgeber uns fragen
Was muss ich sofort erledigen, wenn jemand anfängt?
Versicherungsseitig zwei Dinge: die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft, die innerhalb einer kurzen Frist zu erfolgen hat, und die Anpassung Ihrer Betriebshaftpflicht.
Alles Weitere zu Sozialversicherung, Meldungen und Arbeitsvertrag macht Ihr Steuerberater. Wenn Sie unsicher sind, welche Berufsgenossenschaft für Sie zuständig ist, klären wir das mit Ihnen.
Sind Mitarbeiter über die Berufsgenossenschaft ausreichend abgesichert?
Nur für Arbeitsunfälle und den Weg zur Arbeit. In der Freizeit, und dort passiert der größere Teil aller Unfälle, greift sie nicht.
Eine Gruppenunfallversicherung schließt diese Lücke und gilt rund um die Uhr. Sie kostet je Person wenig und ist einer der Benefits mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung. Mehr dazu unter Gruppenunfallversicherung.
Muss ich betriebliche Altersvorsorge anbieten?
Sobald ein Mitarbeiter Entgeltumwandlung verlangt, ja. Das ist ein gesetzlicher Anspruch, kein freiwilliges Angebot.
Und wenn Sie dadurch Sozialversicherungsbeiträge sparen, müssen Sie einen Teil davon weitergeben. Der Rat ist deshalb, das aktiv zu regeln statt abzuwarten: Ein einheitlicher Rahmen ist einfacher zu verwalten und meist günstiger als mehrere Einzelverträge, die Mitarbeiter mitbringen.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter einen Schaden verursacht?
Nach außen haften Sie. Ihre Betriebshaftpflicht reguliert gegenüber dem Geschädigten, sofern Angestellte in der Police erfasst sind.
Im Innenverhältnis gelten die Grundsätze der Arbeitnehmerhaftung: bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Mitarbeiter nicht, bei mittlerer anteilig, bei grober weitgehend. In der Praxis führt das oft zu Streit, weshalb klare Regelungen im Arbeitsvertrag hilfreich sind.
Was ist, wenn ich selbst länger ausfalle?
Das ist bei kleinen Betrieben die größte und am häufigsten übersehene Lücke. Solange Sie allein arbeiten, trifft es nur Sie. Mit Mitarbeitern laufen Gehälter weiter, während kein Umsatz entsteht.
Dafür gibt es mehrere Wege, von der Absicherung des Einkommens über Krankentagegeld bis hin zu Bausteinen, die laufende Kosten des Betriebs decken. Welcher passt, hängt von Ihrer Situation ab. Das ist meist das erste Thema, über das wir mit jungen Arbeitgebern sprechen.
Wir sind ein Handwerksbetrieb. Gibt es Besonderheiten?
Einige, vor allem bei der Sicherheit: Unterweisungen, Prüffristen für Geräte und Maschinen, Schutzausrüstung, Gerüstbau. Die Berufsgenossenschaft macht dazu konkrete Vorgaben.
Und wenn Ihre Leute mit Fahrzeugen unterwegs sind, kommen die Halterpflichten dazu: Führerscheinkontrolle, Unterweisung, Ladungssicherung. Mehr dazu unter Fuhrpark und Flotte und auf unserer Seite zu Handwerk und Bau.
Was passiert, wenn Sie drei Monate ausfallen?
Wir gehen Ihre Situation als Arbeitgeber durch. Kostenlos und unverbindlich.